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【实务指导】工程材料采购合同签订的法律风险

2015-4-20 09:58| 发布者: scyjlaw

摘要: 无论是施工总承包还是专业承包,多数情况下,都是由施工单位采购材料、设备。一个大型的工程,通常建筑材料的费用会占到工程总造价的50%以上。在哪里采购,什么时机采购,采购标准和运输方式等因素,对工程项目的最 ...

无论是施工总承包还是专业承包,多数情况下,都是由施工单位采购材料、设备。一个大型的工程,通常建筑材料的费用会占到工程总造价的50%以上。在哪里采购,什么时机采购,采购标准和运输方式等因素,对工程项目的最终盈亏起着决定性的作用。施工单位需要签订大量的采购合同,在这个过程中,涉及的主体多、合同数量多、争议纠纷也多。

对于材料采购,施工单位如何在合同签订阶段做好风险防控?

合同签订阶段是风险控制的第一关,如果在签订阶段能审慎地进行约定,避免因没有约定或约定不明而带来的风险,对于今后的合同履行无疑是大有裨益的。

在合同签订阶段,施工单位主要注意如下风险:

1、来自建设单位的风险

施工单位需要仔细研读与建设单位的施工承包合同,根据我们的经验,业主对材料采购通常会有如下要求:

(1)需要提前一定时间向业主报告材料采购计划表。如果因业主原因未能按此计划采购供应材料导致工期延误,或者导致材料价格上涨,这个计划表就是一份很有利的重要证据。有的承包合同甚至会约定施工单位没有及时报送材料采购计划表的不利后果。对此,施工单位应予特别关注。

(2)需要按照业主的指定品牌或厂家来采购。

(3)如果是施工过程中增加的施工承包合同没有约定的采购任务,则需注意对价格、品牌等取得业主认可。特别是装饰工程中,常会因工程需要,临时对原采购计划做变动,或增加新的采购任务,此时施工单位在接到业主指令后,应积极与业主沟通,就价格、品牌、厂家、型号等具体细节取得认可。否则今后在结算中会遇到很多问题。尤其在总价包干合同中,这些新增的东西可以作为突破包干范围的利器

2、来自材料供应商的风险

选择一个合适的材料供应商,对材料采购几乎就成功了一半。选择合适的材料供应商,应考虑如下方面:

(1)代理主体的合格

施工单位通常是与代理商或销售员进行协商,但代理商及销售员也鱼目混珠,有不少挂羊头卖狗肉的现象。施工单位在与代理商或销售员协商时,应注意审查其资格的合法性。

(2)产品质量

供应商提供的原材料质量及其相应的技术水平是采购方选择的重要因素。作为原材料供应商必须具有良好和稳定的货物生产过程和标准,并配置质量控制体系保证其连续性。

(3)供货能力

供应能力,即潜在供应商的设备和生产能力、技术力量、管理与组织能力以及运行控制等。这些因素旨在考虑供应商提供所需物资的质量与数目的能力以及供应商能否持续、稳定地提供相关服务的能力。

(4)质量保证及赔偿政策

原材料产品在检验的时候,由于抽样不科学或者检验技术、方法有问题,往往难以发现问题。在生产过程中,如果发现原材料存在严重问题,往往就会退货和要求赔偿。此时,便要考虑对方的质量保证策略和赔偿政策。

(5)技术力量

原材料供应商的技术力量也是一个要考虑的因素,尤其是对于那些大中型的纺织服装生产企业来说。如果原材料供应商能够将产品技术更新、新技术开发应用好的话,采购方也会因此受益无穷。同时,对于那些愿意并且能够回应需求改变、接受设计改变的供应商,应予以重点考虑。

(6)产品价格

原材料的价格会影响到最终产品的成本,是选择供应商的主要因素,但不是最重要的因素。综合来看,质量、可靠性以及相关的成本则更为重要。采购的目的之一是以适当的成本来获取满足,但价格不一定是越低越好。

(7)供应商的内部组织和管理

供应商内部组织和管理关系到日后供应商的服务质量。如果供应商内部组织机构设置混乱,将直接影响着采购的效率及其质量,甚至由于供应商部门之间的相互矛盾而影响到供应活动能否及时、高质量地完成。另外,供应商的高层主管是否将采购单位视为主要客户也是影响供应质量的一个重要因素,否则在面临一些突发事件时,就无法取得优先处理的机会。

(8)售后服务

售后服务是采购工作的延续环节,是保证采购连续性的重要方面。一般的售后服务包括提供零部件、技术咨询、保养修理、技术讲座、培训等内容,如果售后服务只流于形式,那么被选择的供应商只能是短时间配合与协作,不能成为战略伙伴关系。

3、来自合同条款的风险

合同条款是对双方约定的书面化固定,合同条款应能全面、正确地反应双方真实意思的表示。施工单位在签订合同条款时,应注意:

(1)价格设置

价格条款是采购合同的关键。施工单位应特别注意对材料定价约定应明确、具体、易操作,无争议。

(2)签订主体

为了保证签订主体是合格的,在签订合同之前,对方最好能提供以下资料:

第一、年检合格并加盖企业公章的营业执照。

第二、法定代表人身份证明和身份证复印件。

第三、如果合同签订人不是法定代表人,还要提供一份公司授权委托书和加盖企业公章的被委托人身份证复印件。

(4)质量标准

对于质量标准,施工单位往往容易忽视,常笼统写为合格,或符合国家标准。这样的约定是远远不够的。特别对于一些新型材料或有特殊要求的材料,当出现纠纷争议时,评判质量的标准就攸关重要。我们办过许多质量纠纷的案件,常出现对标准的争论。

为了避免出现争议时对标准的认识不统一,对约定的标准无法应用的问题,我们建议签订合同时就应对质量标准明确约定,如一份钢材合同的质量标准是这样约定的“1.乙方所供钢材必须符合GB1499-98及GB/T701-97质量标准及甲方要求。2.乙方必须随货提交质量证明书原件,否则,甲方有权拒绝收货。”

(5)验收方法

材料数量验收方法不正确,也容易造成材料数量亏损。建议约定送货单必须有两个指定收料人同时签收,按月进行结算。把月结的材料数量与工程形象进度所使用的数量及预算的数量进行比较,做到节点过程控制。

对于主要材料数量的验收应根据材料的特点加以特别的约定,如我们设计的某混凝土供货合同,对供货数量作如下约定:

供货数量应按签单数结算,如需方对供方所供混凝土是否够量有疑问,需方可按GB14902-2003《预拌混凝土》标准中的规定用过磅形式随机抽验供方所供混凝土是否足量(按抽检三车平均值计算)。如抽验结果误差在±2%以内,双方互不追究;如抽验结果为负差且负差大于2%时,则当日抽验前发出车数均应按抽验结果计算方数(尾数尾车除外)。

(6)送货方式

运输费用是一笔相当大的开支,而且送货方式还涉及到风险转移的时间问题,所以该部分一定要约定明确。特别要指出的是:《合同法》第145条规定,“当事人没有约定交付地点或者约定不明确,标的物需要运输的,出卖人将标的物交付給第一承运人后,标的物的毁损、灭失的风险由买受人承担。”由此看来,在签订采购合同时,一定要注明具体的交付地点,避免不必要的风险承担。另外关于在途运输标的物的风险转移。《合同法》第144条规定,出卖人出卖交由承运人运输的在途标的物,除当事人另有约定的以外,毁损、灭失的风险自合同成立时起由买受人承担。本着对采购方(即买受人)有利的角度出发,在签订合同时,应明确约定标的物在运输途中出现的毁损、灭失由出卖人负责,把可能出现的风险降到最低。如果选择供货方送货方式,在在采购方工地交货时风险转移;如果选择采购方提货方式,则风险在供货方提货时转移。

(7)结算付款程序

对于付款程序,施工单位作为付款人为了控制风险,我们建议可以约定收款时供应商应提供相关的资质证件、质检文件、还要核实合同内容、原始单据及已履行债务情况。特别要注意的是,当经办人与合同主体不一致时,应向经办人索要债权转移证明和授权委托书,以上手续齐全后,才可办理付款。

办理结算时,应约定必须经由特定人、特定部门的审查及签字盖章。

如,我们设计一合同的付款方式为:

“每月20日前,乙方将甲、乙双方签字认可的送货单交甲方材料部,甲方材料部核实数量、金额无误后通知乙方对帐,对帐后乙方与甲方办理验收单,乙方提供与验收单金额相吻合的含税发票,如乙方未按时提供发票,甲方视此款未结算,不作为当月货款处理。”

(8)专利权

这也是平时容易忽视的一个内容,但对于一些新型的材料,则应特别对此加与约定,供应方应保证施工单位在使用该货物或其他任何一部分时不受第三方提出侵犯其专利权、商标权和工业设计权的起诉。

(9)违约责任

施工单位应注意对供应商在供货质量及供货是否按时等两方面设定违约金,以督促供应商按合同履行义务。另外要特别注意自己付款违约金的约定,常出现施工单位未留意,结果付款违约金约定为千分之十或更高,其实按这样标准计算下来,违约金是个非常可观的数字。


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